بازدید: 96
کد: 5
زمان انتشار: یکشنبه 18 مهر 1395

نکات نوشتن نامه اداری

نکات نوشتن نامه اداری

 
هر درخواست یا نامه اداري از پنج جزء زیر تشكيل ميشود:
الف- به نام خدا . ب – اسم و سمت سازمانی گيرنده نامه . ج- متن درخواست یا نامه. د- تشکر و قدردانی ه– مشخصات امضاء كننده.

۱- به نام خدا: نامه را با نام خدا آغاز می کنیم.
۲- اسم و سمت سازمانی گيرنده نامه: منظور از گيرنده يا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازماني، سازمان يا واحد سازماني كه نامه به آن خطاب مي شود. اول اسم شخص گیرنده را با احترام می نویسیم و سپس در قسمت پایین آن سمت سازمانی وی را نیز می نویسیم. بطور مثال:
جناب آقای ......
مدیریت محترم سازمان...........

۳- متن درخواست یا نامه: متن نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می کنیم و بدون طول و تفسیر های اضافی شروع به طرح مشکل می کنیم. انتظاری را که از گیرنده نامه داریم محترمانه ذکر می کنیم و اگر توانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می دهیم. توجه کنیم که در متن نامه دستور نمی دهیم ، بلکه نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد.
متن نامه مطالب و شرحي است كه در ارتباط با موضوع نامه نوشته مي شود و در حقيقت هدف نامه است و چيزي است كه انگيزه تهيه نامه مي باشد و ممكن است كوتاه و در يك يا چند سطر باشد و يا در يك يا چند صفحه تهيه و تنظيم گردد.

۴- تشکر و قدردانی: بعد از اتمام متن نامه ، از گیرنده نامه تشکر و قدردانی می کنیم. بطور مثال:
قبلاً از همكاری بیدریغ شما سپاسگزاری ميگردد.
با تشکر

۵- مشخصات امضاء كننده: در آخر نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می نویسیم و امضاء می کنیم و در کنار امضای خود تاریخ نگارش نامه یا تاریخ درخواست را نیز می نویسیم. بطور مثال:

نام و نام خانوادگی
امضاء و تاریخ
 
نکاتی در باب نوشتن نامه اداری:
 
۱- نامه اداری باید در یک طرف صفحه کاغذ A۴ تمیز نوشته شوند و نباید در حاشیه های آن چیزی نوشت. ضمناً حاشیه ۳ سانتی از بالا، پایین، چپ و راست را برای کاغذ در نظر بگیریم. ۲- متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.
۳- متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
۴- در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.
۵- در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
۶- از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و ...)باید درست و به جا استفاده کرد.
۷- در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
۸- نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های A۴ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
۹- نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
۱۰- حتماً سعی کنیم نام و نام خانوادگی دقیق مخاطب درخواست یا نامه اداری را بنویسیم و اگر مخاطب نامه را به درستی نمی شناسیم نامه را باید با عنوان سمت سازمانی مخاطب نامه می نویسیم.




منبع : http://www.nww.ir


 تهیه کننده : اداره آمار و فناوری اطلاعات .تاریخ به روز رسانی : 95/7/18


آخرین بروزرسانی: یکشنبه 18 مهر 1395 17:49:18